O tempo está cada vez mais escasso na vida da maioria das pessoas. É comum ouvirmos que o dia precisaria ter mais 24 horas para que todas as tarefas pudessem ser realizadas.
Atividades pessoais e profissionais acabam por deixar muitas pessoas estressadas, deprimidas e com a sensação de fracasso. Dias, semanas, meses e anos passam e nos sentimos frustrados por não dar conta das tarefas e por não ter tempo.
Entretanto, é possível minimizar esses sentimentos e situações se conseguirmos fazer uma melhor gestão do tempo, priorizando e mensurando o tempo dedicado a cada tarefa.
Como fazer uma melhor gestão do tempo?
Essa é a pergunta que muitos se fazem e não conseguem responder. Por isso, é importante ter consciência do tempo que cada atividade do seu dia demanda para não programar ou prometer entregas que não conseguirá cumprir.
É importante ter em mente que além das atividades programadas podem surgir imprevistos e se a sua agenda estiver lotada vai ser mais difícil lidar com eles ou remanejar algum compromisso.
Ao fazer a sua agenda, tenha claro qual é a tarefa prioritária do dia, pois é ela que precisará ser cumprida dentro do prazo estipulado.
Uma boa gestão do tempo implica em organizar a forma como você trabalha e não em inserir várias atividades na agenda. Otimizar a realização das tarefas mais simples para sobrar mais tempo para se dedicar àquelas mais complexas é uma boa forma para se organizar e buscar a qualidade das entregas para obter um fluxo de trabalho eficiente.
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Passos para uma melhor gestão do tempo
1- Programar o dia – listar e agendar as tarefas do dia e verificar a agenda com antecedência. Se possível, classificar as atividades por prioridade.
2- Fazer atividades semelhantes em sequência – o seu tempo irá render se agrupar o que for semelhante e realizar as tarefas parecidas em sequência.
3 – Focar no que é importante – tentar não se distrair ajudará a aumentar a concentração e a produtividade.
Uma boa dica é se desligar das redes sociais e silenciar todas as notificações enquanto está focado em tarefas importantes.
Você conhece a técnica Pomodoro?
Ela é uma maneira interessante e prática para se concentrar, estabelecendo períodos de atenção e os intercalando com pausas programadas para descansar.
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Outra ideia interessante é conhecer o Princípio de Pareto para focar no que realmente é importante no nosso dia e não desviar para focar no que não é relevante. Ele prega que tudo que é importante está em 20% das tarefas e que os outros 80% podem esperar. Por isso, priorizar os 20% mais importantes da rotina é fundamental para uma melhor gestão de tempo e para aumentar a produtividade focando no que é mais relevante.
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4 – Antecipar imprevistos – imprevistos aparecem e, por isso é importante deixar espaços na agenda para possíveis replanejamentos para poder resolver as emergências.
5 – Estabelecer prazos realistas – é fundamental trabalhar com prazos realistas, criando um cronograma de atividades e estabelecendo o tempo que será necessário para cada uma delas ser realizada, evitando distrações e ajudando a focar no que precisa ser feito.
6 – Saber falar não – é importante saber dizer não, pois isso evita distrações.
Nem sempre é você que precisa fazer determinada tarefa.
Há momentos que falar não é necessário para estabelecer prioridades e não desviar a atenção da tarefa que estava sendo realizada e da sua lista de prioridades.
7 – Aprender a delegar tarefas – incumbir outras pessoas para realizar as tarefas que não precisam de você e focar nas ações que demandam a sua análise.
8 – Reunir informações – deixar as informações centralizadas para que tudo fique organizado e fácil de ser encontrado por todos que estejam envolvidos no processo.
9 – Questionar quais reuniões são necessárias – pensar antes de marcar uma reunião se ela é realmente necessária ou se não poderia ser substituída por um e-mail.
Dessa forma tempo é economizado e o foco da equipe não é desviado para participar de uma reunião improdutiva.
Se marcar a reunião, estabeleça a pauta e o tempo de duração
10 – Gestão do tempo e produtividade caminham juntas – uma pessoa pode trabalhar bastante e não ser produtiva, pois não faz uma boa gestão das tarefas e do tempo. É importante sempre verificar o que pode ser mudado ou aprimorado.
Por que fazer uma gestão de tempo eficaz?
Uma gestão de tempo eficaz traz uma melhor qualidade de vida, pois diminui o estresse tanto na área pessoal quanto na profissional que acabam se interligando.
O não cumprimento de prazos no trabalho pode levar a horas extras, noites mal dormidas, atrasos, falta de concentração e, por consequência afetar relacionamentos pessoais e profissionais.
Esse descontrole acaba afetando de maneira negativa todas as áreas da vida da pessoa que sofre e faz outros sofrerem com as consequências da falta de uma boa gestão do tempo.
Por isso, caso você tenha dificuldade para controlar o seu tempo e se programar com as tarefas diárias, coloque em prática os passos acima que eles vão te ajudar a ter uma melhor gestão do tempo e da vida como um todo.
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É importante:
- Estabelecer objetivos e fazer um planejamento para alcançá-los;
- Estipular prazos realistas para cada tarefa que precisar fazer;
- Usar técnicas para aumentar a produtividade;
- Dedicar-se a uma tarefa de cada vez. Realizar muitas tarefas ao mesmo tempo reduz o foco;
- Dividir tarefas longas em outras menores para organizá-las melhor;
- Não procrastinar. Mudar agora e não esperar mais.
Lembre-se que a gestão de tempo está ligada à produtividade e elas são importantes para a organização, alto desempenho e bem-estar na vida como um todo.
